(Workflow Design) Excel Power Query to Construction Daily Report to email

Author: กรวิชญ์ กวี - R&D Engineer

สวัสดีครับท่านผู้อ่าน บทความนี้เขียนขึ้นเพื่อให้ท่านผู้อ่านได้ทำความเข้าใจตัวอย่าง Example การออกแบบกระบวนการ (Workflow Design) เกี่ยวกับการใช้ Power Query ใน Microsoft Excel กับการประยุกต์ใช้ทำรายงานประจำวัน เพื่อการรายงานความคืบหน้าในการก่อสร้าง Construction Daily Report

เหมาะสำหรับ: ผู้สนใจทั่วไป วิศวกร สถาปนิก ผู้รับเหมา ผู้จัดการโรงงาน และอื่นๆที่เกี่ยงข้องครับ

*แต่คนที่จะชอบและมีความสุขจริงก็คงจะเป็นคนที่มีหน้าที่ต้องออก Daily Report ได้ด้วยการกดปุ่ม refresh รวดเดียว และ Owner ที่ได้ผลเร็ว :)

มาดูองค์ประกอบแต่ละตัวกันครับ

1. สมาชิกทุกคนในทีม+ผู้บังคับบัญชา 1

2. Cloud สำหรับทีม เช่นเตรียม SharePoint ที่มีทุกคนในทีม ซึ่งจะเป็น Cloud หลักในการเป็นพื้นที่ Platform ของทั้งหมดในทีม (ถ้าใช้ MS Teams ตรงนี้จะง่ายขึ้น) หรือถ้าบริษัทท่านผู้อ่านจะใช้ NAS หรือตู้กล่อง Sever ก็ได้

3. ตาราง List หลักๆหลาย ตัว ซึ่งมอบหมายให้แต่ละคนในทีม ขอเน้นว่าอย่าลืมจัดให้เป็นข้อมูลเชิงโครงสร้าง Format as table เป็นสิ่งที่ Power Query ยิงไปหา data เพื่อเชิ่มต่อได้ (อ่านเพิ่ม: https://www.thepexcel.com/table/ เขียนโดยคุณเทพเอ็กเซล (Thep Excel)) *เสริมว่าอาจจะใช้ Airtable หรือ Microsoft List แทนก็ได้ เพื่อว่าจะได้แนบไฟล์ภาพในแต่ละแถว เน้นว่าต้องเป็นข้อมูลเชิงโครงสร้าง ไม่มีโครงสร้างไม่ได้ นี่คือเหตุผลที่ผมทำสัญลักษณ์ Database ไว้ในภาพ

4. ตารางหน้า Interface หรือ รายงานหน้าบ้าน 1 ตัวเพื่อทำ Construction Daily Report ซึ่งจริงๆจะทำเป็น Dashboard แบบ Power BI ก็ได้ แต่ Excel ก็ทำได้เช่นกัน

How does it work?

แน่นอนว่าแต่ละบริษัท มีหน้าตา template ในการทำรายงานประจำวันต่างกัน แต่กลักการหลักไม่ต่างกัน ในการเอาไปใช้งานจริง เราจะมีการส่งให้สถาปนิก/วิศวกร ไปหน้างานเพื่อทำ List ออกมา ก็ให้แต่ละคนที่รับผิดชอบ add รายการข้อมูลเข้ามาในแต่ละ List เช่นรายการบันทึกการเข้า/ออกทำงานที่ไซต์ก่อสร้างในแต่ละผู้รับเหมา (Manhour Report) ก็ให้คนเขาไปเพิ่มรายการ คนที่มีหน้ารวมข้อมูล มีหน้าที่ดีงข้อมูล (Table ที่ format มา) มาที่ Power Query ซึ่งก็ต้องมั่นใจว่ามีสิทธิ access ได้

ตรงนี้มี Trick ว่า เราจะต้อง filter ให้ได้ Date ที่เป็นเฉพาะวันที่ที่เรากำลังสนใจเท่านั้น ไม่ใช่โหลดมาทั้ง Table เราสามารถแก้ได้ตรง formula ตรงนี้

แก้ไขเป็นตัวแปรที่เราสร้างขึ้น ในที่นี้ผมได้ทำ Table data 1*1 ในช่องวันที่ที่อยู่รายงานอยู่แล้ว แล้วตั้งชื่อมัน เจาะ Drill down ให้มันเป็น single item ก้อนข้อมูล 1 ช่อง (ตรงนี้อาศัยประสบการณ์ coding/การทำ power query เล็กน้อย)

จัดการ Load มันเข้าใน Data Model และทำการจัดวางตามการออกแบบรายงานของเรา

ซึ่งการ Setup นี้ ทำครั้งแรกเท่านั้น ในวันต่อไป เราก็แค่มาที่ Data>>>Refresh All กดแล้วก็จะโหลดข้อมูลของวันที่ที่ตรงกับวันที่ที่เราเลือกนั่นเอง

ที่เหลือก็เป็นเรื่องการจัด Template ของแบบแต่ละเจ้า และ Export to PDF และจัดการส่ง Email ให้ Owner

และทั้งหมดที่ว่ามานี้ อันนี้จะยังใช้ Power Automate ช่วยสร้างกระบวกการที่ว่ามาทั้งหมด Automate จนมอบให้ถึง inbox เจ้าของโครงการเลยในปุ่มเดียวก็ทำได้ (แต่ Power Automate จะเป็นอะไรที่อาจจะต้องอาศัยคนที่เป็นคนรวมส่งที่ต้องเก่งในการออกแบบ Flow ให้ไม่ error เยอะนัก การ Maintenance ตรงส่วนนี้ต้องอาศัยคนมีทักษะพอควร รวมถึงอาจจะขาดการพิจารณาด้วยผู้บังคับบัญชาอีกครั้งว่ามีอะไรผิดปกติที่ไม่ตรงกับไซต์ก่อสร้างจริง)

ถ้าชอบบทความนี้ สามารถแชร์ลง Social Network ต่างๆเพื่อเป็นกำลังใจให้ผู้เขียน มีคำถามประการใด โปรดติดต่อ แผนก R&D researchdevelopment@ph2000.co.th

และสุดท้ายนี้ ต้องขอขอบคุณบทความที่คุณเทพเอ็กเซล (Thep Excel) เขียนไว้ที่ทำให้ผมนำมาพัฒนา Workflow นี้